نظام جرد الأصول RFID لجرد الأصول الثابتة

جرد الأصول الثابتة هدفه إنك تتأكد إن الأصول اللي في السجل موجودة فعلًا في المكان اللي السجل بيقول عليه. أغلب المؤسسات بتعمله مرة في السنة على الأقل، غالبًا قرب نهاية السنة المالية، ومؤسسات كتير بتجرد أكتر من كده: عشان المراجعة الداخلية، أو لما قسم ينقل، أو كجرد مفاجئ.

بالكشف الورق أو بماسح الباركود، لازم حد يدوّر على كل ملصق، ويمسحه، ويعلّم عليه، وبعدين يروح للي بعده. والملصقات اللي ورا الأثاث أو جوه الدواليب أو في ضهر الأجهزة بتعطّل الدنيا، والجرد الشامل ممكن ياخد أسابيع.

في الجرد بالـ RFID، كل أصل عليه تاج RFID برقم مميز. وجهاز UHF RFID المحمول بيقرا كل التاجات اللي في مداه مرة واحدة، من غير ما يشوف الملصق، حتى لو الأصل جوه دولاب أو كرتونة. اللي بيجرد بيلف في الأوضة، والبرنامج بيقارن اللي اتقرا باللي المفروض يكون موجود حسب السجل.

وده معنى برنامج جرد الأصول على أرض الواقع: الجرد بقى لفة في كل موقع، والنتيجة قايمة تقدر تتصرّف فيها، مش رزمة ورق متعلّم عليها.

الجرد ملوش لازمة لو الفروقات فضلت زي ما هي. في نيولي، نتيجة كل جلسة مسح هي نقطة البداية لتسوية الفروقات دي.

• في غير موقعه: ترجّع الأصل مكانه، أو تعتمد مكانه الجديد، والسجل بيتحدّث.
• مفقود: بلاغات المفقودات بتطلع من المسح وبتتتابع لحد ما تتقفل.
• الاستثناءات: بتتحول لمهام عند الفريق المختص، بدل ما تبقى ملاحظات في شيت.

جلسة مسح

وللمالية والمراجعة، تقرير المسح والجرد بيتصدّر لـ Excel، وسجل النشاط بيسجل الاعتمادات والحركات باسم اللي عملها ووقتها. المراجع يقدر يشوف أنهي مواقع اتجردت، وإيه اللي اتلقى، وكل فرق اتسوّى إزاي. الشاشات اللي في الصفحة دي من مؤسسة تجريبية.

مش محتاج تبني قايمة أصولك من الأول. ارفع سجل الأصول الثابتة الحالي من Excel، ومعالج الاستيراد هيعرض الشيت قبل الحفظ، وينبّهك للقيم الناقصة أو الغلط والصفوف المكررة، فالأخطاء تتصلّح قبل ما توصل للسجل.

وبعدين ثبّت التاج على كل أصل مرة واحدة. أرقام التاجات بتيجي مع الرفع الجماعي لبيانات الأصول، فمفيش أي ربط يدوي. ومن ساعتها نفس التاج بيعرّف الأصل في كل جرد، ولما يتنقل أو يتعار أو يتصلح أو يتباع أو يتشطب.

تختار التاجات إزاي؟

التاج المناسب بيعتمد على السطح وطبيعة استخدام الأصل: تاجات ملصقات للأثاث والتجهيزات، وتاجات للأسطح المعدنية للماكينات وكبائن الـ IT، وتاجات بتستحمل الغسيل للمفروشات، وتاجات متينة للأماكن الصعبة. جرّبها على أصولك انت في تجربة على موقع واحد قبل ما تثبّتها على الموقع كله. وتفاصيل أكتر عن التاجات والأجهزة في دليل إدارة الأصول بالـ RFID في مصر.